Корпоративная электронная почта — это один из важнейших инструментов современного бизнеса, обеспечивающий надежное и безопасное общение сотрудников и партнёров. Грамотно настроенная корпоративная почта повышает престиж компании, усиливает безопасность и упрощает управление документацией. В данном руководстве мы подробно рассмотрим, как создать и настроить корпоративную электронную почту, какие сервисы можно использовать и как обеспечить её безопасность.

Зачем нужна корпоративная электронная почта?

Корпоративная электронная почта играет ключевую роль в эффективной работе любой компании. Вот основные причины, почему она необходима:

• Профессиональный имидж — использование корпоративной почты подчёркивает солидность и серьёзность компании, создаёт устойчивое впечатление у контрагентов и клиентов.
• Безопасность — корпоративная почта оснащена функциями защиты данных, шифрования и резервного копирования, что обеспечивает сохранность конфиденциальной информации.
• Управляемость — единый административный центр позволяет эффективно управлять всеми сотрудниками, контролировать их переписку и настраивать политику безопасности.
• Производительность — корпоративная почта интегрируется с офисными приложениями, календарями и CRM-системами, что повышает эффективность сотрудников и командной работы.

Таким образом, корпоративная электронная почта — это не просто средство общения, а важный инструмент, обеспечивающий безопасность и продуктивность компании.

Как создать корпоративную электронную почту?

Создание корпоративной электронной почты включает несколько этапов:

1. Выбор провайдера — выберите облачную службу корпоративной почты, которая соответствует вашим потребностям и бюджету. Самые популярные сервисы: Google Workspace, Microsoft Exchange Online (Office 365), Yandex.Mail для бизнеса, Mail.ru Business и Zoho Mail. Например, Google Workspace подойдёт тем, кто активно использует Google Docs и Календарь, а Exchange Online станет выбором для тех, кто привык к Outlook и инструментам Microsoft.
2. Регистрация домена — зарегистрируйте домен, который будет использоваться для корпоративной почты (например, yourcompany.ru). Желательно зарегистрировать домен заранее, чтобы проверить его доступность и уникальность.
3. Настройка DNS-записей — для нормальной работы корпоративной почты нужно прописать специальные DNS-записи: MX-записи, указывающие на серверы выбранной службы, и SPF-записи, подтверждающие подлинность писем и защищающие от подделок.
4. Создание почтовых ящиков — создайте почтовые ящики для сотрудников, используя домен компании. Каждому сотруднику присваивается электронный адрес вида Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript.. Обычно это делается через административный кабинет выбранной службы.

Эти шаги помогут вам создать корпоративную электронную почту, которая будет эффективно работать и обеспечивать безопасность данных.

Как настроить корпоративную электронную почту?

Настройка корпоративной электронной почты включает несколько важных этапов:

1. Настройка SMTP и IMAP/POP3 — для корректной работы почты необходимо настроить клиентскую программу или устройство сотрудника. Почтовая служба предоставляет настройки SMTP (для отправки писем) и IMAP или POP3 (для приёма писем). Эти настройки нужно правильно ввести в почтовый клиент, например, в Outlook, Thunderbird или мобильное приложение.
2. Настройка фильтров — для удобства работы с почтой рекомендуется настроить фильтры, которые будут автоматически сортировать входящие письма по папкам. Например, письма от партнёров могут автоматически отправляться в специальную папку, а спам — в корзину. Это помогает сотрудникам не пропустить важные сообщения и быстрее ориентироваться в почте.
3. Настройка архивации — важно настроить резервное копирование писем, чтобы в случае аварийной ситуации или удаления писем восстановить утраченные данные. Архивация может происходить автоматически или вручную, по выбору администратора.
4. Настройка безопасности — защита корпоративной почты от вирусов и спама является обязательной процедурой. Для этого применяются антивирусы, антиспам-фильтры и двухфакторная аутентификация. Администратор может ограничить доступ к почте извне, настроить лимиты на размеры вложений и усилить защиту пароля.

Подробнее рассмотрим каждый из этих этапов:

Настройка SMTP и IMAP/POP3

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — это протокол для отправки писем, а IMAP и POP3 — для приёма писем. Параметры этих протоколов предоставляются поставщиком услуг. Обычно они состоят из:

• Сервер исходящей почты (SMTP) — указывается имя хоста (smtp.yourprovider.com), порт (обычно 587 или 465), тип шифрования (TLS/SSL) и режим аутентификации (обычно логин и пароль).
• Сервер входящей почты (IMAP или POP3) — аналогично вводится имя хоста (imap.yourprovider.com), порт (обычно 993 для IMAP или 995 для POP3), тип шифрования и режим аутентификации.

После введения этих параметров почта готова к приёму и отправке сообщений.

Настройка фильтров

Почтовый фильтр — это автоматическое правило, по которому письма распределяются по папкам. Например, письма от руководителя могут поступать в папку "Начальник", а от клиентов — в папку "Клиенты".

Настройки фильтра могут быть такими:

• Критерии отбора — например, письма от определенного отправителя, с определённым словом в теме или тексте письма.
• Действие — переместить письмо в указанную папку, отправить уведомление, удалить письмо или пометить его особым цветом.

Администраторы могут настроить фильтры для всех сотрудников или позволить сотрудникам самостоятельно настраивать фильтры в своём почтовом клиенте.

Настройка архивации

Резервное копирование писем — это сохранение копий писем вне основной системы. Это позволяет восстановить потерянные письма, если они случайно удалены или повреждены. Существует несколько подходов к архивации:

• Автоматическая архивация — предусмотрена большинством сервисов корпоративной почты, письма сохраняются автоматически по установленным правилам (например, раз в сутки).
• Ручная архивация — пользователь самостоятельно сохраняет копии писем на локальный ПК или в облако.
• Политика хранения — можно настроить удаление устаревших писем старше установленного срока (например, старше трёх лет).

Архивация помогает защитить ценные данные и восстановить их в экстренных случаях.

Настройка безопасности

Защиту корпоративной почты обеспечивают несколько уровней безопасности:

• Антивирус — встроенные антивирусные фильтры защищают от заражения вирусами через вложения и ссылки.
• Антиспам — фильтры блокируют спам и нежелательные письма, чтобы сотрудники не отвлекались на бесполезные сообщения.
• Двухфакторная аутентификация — кроме пароля запрашивается одноразовый код, который отправляется на телефон или электронную почту.
• Парольная политика — можно настроить минимальную длину пароля, регулярную смену пароля и запрет повторного использования старого пароля.
• Ограничение внешнего доступа — администратор может ограничить доступ к почте только из доверенных IP-адресов или VPN.

Эти меры безопасности помогут защититься от киберугроз и утечек данных.

Заключение

Корпоративная электронная почта — это необходимый инструмент для любого бизнеса, обеспечивающий надёжность, безопасность и удобство общения. Последовательно выполнив приведённые шаги по созданию и настройке корпоративной почты, вы сможете обеспечить комфортную и безопасную работу сотрудников, снизив риски утраты данных и потери репутации компании.